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Gestão de voluntariado: como fazer?

Foto do escritor: Matheus RabeloMatheus Rabelo

A gestão de voluntariado é a chave principal para manter o programa ativo e bem-sucedido. 


Pessoas empresárias reunidas em uma mesa, com computadores abertos em uma reunião, enquanto outra pessoa fala para os presentes

Falar de voluntariado é bem especial. Ele se mostra relevante em vários segmentos e realidades.  


Por exemplo, para as comunidades, significa transformação, mais qualidade de vida e mais autonomia. Para as empresas, é uma oportunidade de elevar o negócio a outro patamar, além do lucro. É uma maneira de mostrar o que realmente importa, quais os valores e o porquê nós, como público, devemos impulsioná-la. Já as Organizações da Sociedade Civil (OSCs) também se beneficiam ao ajudar os outros, pois exercem a humanidade e vivem o propósito de fazer o mundo um lugar melhor. 


Porém, não só de boa vontade vive o voluntariado. É necessário coordenar voluntários, fazer a logística de pessoas e itens, ter noções financeiras para potencializar os investimentos e por aí vai. É muita coisa.  


Por isso, entender como fazer uma boa gestão é o primeiro passo para o sucesso dos projetos de voluntariado. Digo, como toda iniciativa na nossa vida, o voluntariado também precisa de um olhar estratégico e gerenciamento para se manter. É por meio do planejamento que sabemos como justificar os projetos que acreditamos e como angariar mais pessoas e recursos também. 


Pensando nisso, construímos o conteúdo abaixo para ajudar a estruturar ações de impacto! 


Por que a gestão de voluntariado é importante? 


A gestão de voluntariado permite que você enxergue o panorama da ação social. O panorama geral permite uma visão integrada das diferentes áreas que compõem um projeto. Você consegue ver como a área financeira comunica com o marketing, que comunica com o atendimento e assim em diante. 


A visão integrada facilita ao identificar os pontos de melhorias e os de acertos, fazendo com que cada pessoas desempenhe as funções de maneira mais orgânica. Assim, os processos tendem a funcionar mais responsiva e assertivamente. 


Além disso, um dos pontos mais importantes quando falamos sobre voluntariado são os dados que recolhemos. São eles que nos mostram o nosso impacto, onde acertamos e nos possibilita planejar os próximos passos. 


Os dados possibilitam apresentar os nossos projetos de maneira mais embasada também. O que isso quer dizer? Muitas vezes, as OSCs precisam fazer parcerias com empresas para viabilizar projetos, por exemplo. No mundo corporativo, os dados falam mais alto quando envolvemos investimentos, por isso, ao apresentar as análises estruturadas, o seu projeto oferece um diferencial ao atrair investidores.  


A disponibilização dos resultados não é boa apenas para as empresas. A prestação de contas sobre as doações também é essencial para mobilizar a comunidade, pois ela poderá ver o que de fato foi feito com as doações arrecadas ou o trabalho fornecido.  


A gestão do voluntariado também proporciona mais engajamento entre os voluntários, pois uma liderança que transmite confiança e planejamento estimula todos ao redor a darem o seu melhor. E, para o líder ser assim, é importante que domine a gestão do projeto. 


Já em uma empresa, uma gestão eficaz de voluntariado corporativo alinha as ações ao propósito e aos valores da marca, otimizando a presença do negócio na sociedade e fomentando o branding


A gestão oferece mais autoridade e possibilidades estratégicas, seja para as OSCs ou para o voluntariado corporativo. Investir tempo para aprender e aplicá-la efetivamente é essencial para a longevidade das ações. 

 

Como estruturar a gestão de voluntariado? 


A gestão de voluntariado se adapta para cada realidade, mas há passos que podem ser aplicados em todos os projetos. Neste tópico, te mostro quais são eles. 

 

1. Defina objetivos claros 


Antes de tudo, se pergunte: “o que eu espero do programa?”, “o que a empresa espera do programa?” 


Entender os objetivos do programa é essencial para definir quais os próximos passos. Identifique qual a meta do impacto social, quais habilidades buscam desenvolver com as ações e, no caso das empresas, como a cultura organizacional fará parte da empreitada.  


Avalie também quais os resultados esperados com o programa. Qual a transformação final que você almeja?  

 

2. Reúna o time 


O voluntariado funciona com pessoas. Mas, antes de recrutar, identifique quais as áreas essenciais a serem preenchidas por elas.  


Por exemplo, você precisará de alguém para cuidar das doações, da logística, do marketing, do atendimento, líderes para ações e outros cargos. Depois de estruturar os cargos e funções, recrute pessoas para fazer parte da iniciativa com você. 


Esse planejamento dos cargos permitirá que você veja o melhor perfil para ocupar as posições. Claro, o voluntariado também é uma oportunidade de se desenvolver e adquirir novas habilidades, então mantenha isso em mente também! 


Depois desse processo, divulgue as oportunidades em diferentes canais: redes sociais, murais, intranet da empresa e outros. Elabore algo chamativo e explique a importância de fazer parte do time. Se certifique de que o processo de candidatura seja fácil e claro. 


3. Organize as ações 


Um programa de voluntariado precisa de ações, certo?  


Reserve um tempo para elencar as ações que serão realizadas. Divida por complexidade, indo de ações mais simples para as que exigem mais estrutura e tempo. Isso permite distribuí-las para diferentes perfis de voluntários, o que tende a aumentar a retenção dos participantes. 


Para cada ação, preencha os seguintes pontos: 


  • Objetivos da ação: destaque o que o programa busca alcançar com a ação, explorando os diferenciais do que ela representa. 

  • Diagnóstico: reúna as informações já existentes sobre o destino da causa. Por exemplo, se a ação envolve a comunidade, identifique todas as informações sobre a comunidade, quais ações já foram feitas, perfis dos moradores e o que mais for importante. 

  • Faça uma linha do tempo: coloque uma data de início e fim do projeto e detalhe quais as etapas acontecerão durante o período.  

  • Defina os recursos: liste os recursos necessários para fazer a ação acontecer, como investimentos, transporte, etc. 

  • Convide os voluntários: chame os voluntários para fazer parte da iniciativa! Divulgue nas redes sociais, na intranet da empresa e outros meios de comunicação viáveis. 

  • Documente tudo: tudo o que for feito deve ser registrado para avaliação posterior. Destaque o que deu certo, o porquê deu certo, quantos voluntários fizeram parte, o que foi feito em cada etapa etc. 

  • Analise os dados: após a ação, pegue o que você registrou e avalie o que deu certo, os resultados das estratégias e a tangibilização.  


Se a sua ação exigir mais alguma etapa, sinta-se livre para incluir também! Personalização é sempre possível quando falamos de voluntariado. 

 

4. Estabeleça uma comunicação eficaz 


Comunicação é essencial em tudo na vida e no voluntariado não seria diferente.   


Identifique quais os meios de comunicação mais eficazes para criar a ponte com os voluntários. Neles, é importante que você mantenha os voluntários informados e alinhados acerca dos objetivos do projeto ou programa. 


É uma forma de mantê-los engajados também, uma vez que estar a par das informações cria o senso de pertencimento. 

 

5. Treine e capacite os voluntários 


Uma boa gestão de voluntariado envolve também capacitar os voluntários, pois eles terão mais habilidades para oferecer as informações e dados necessários para o projeto. 


Portanto, estabeleça um calendário de treinamentos, que contemple habilidades técnicas e sociais, uso de ferramentas e o que mais for relevante. 


Você pode realizar dinâmicas ou convidar alguém para fazer a formação dos voluntários. É importante que o que for aprendido seja aplicado no dia a dia para o conhecimento fixar e se aprimorar cada vez mais. 


6. Analise o impacto do programa de voluntariado 


O impacto de um programa de voluntariado é explicado pelos dados que colhemos durante o caminho. 


Nós podemos ver que ajudamos uma sociedade ou o meio ambiente porque estávamos atuando na ação e experenciamos aquele momento. Mas, ainda temos que repassar os resultados para as empresas ou para a sociedade e temos que fazer isso de maneira compreensível, especialmente porque eles não estavam lá ao seu lado no momento da ação. 


Então, identifique as métricas relevantes.  


Em uma ação de arrecadação de alimentos perecíveis, por exemplo, você pode registrar: quantos kg de alimentos foram arrecadados, quantos doadores participaram, quais os locais que teve mais arrecadação, os tipos de alimentos mais doados e outros dados. 


É importante entrevistar os doadores e beneficiados também. No caso hipotético acima, você poderia perguntar aos doadores como eles ficaram sabendo da ação, o que eles acharam dela e o que motivou a doação. Já os beneficiados podem fornecer respostas sobre o que acharam da ação, se conhecem a OSC ou a empresa organizadora e outras informações. Tudo isso pode ser feito por relatórios ou formulários. 


Depois de ter os dados em mãos, estruture de maneira que fique fácil de passar a informação e comunicar as conquistas. Priorize uma fala menos técnica e promova a conscientização de maneira que o público geral consiga se relacionar e entender a transformação que você proporcionou.  


O storytelling é bem-vindo aqui! 

 

Uma gestão eficiente do voluntariado é essencial para impactos reais 

 

Fazer a gestão eficaz do voluntariado é essencial para que transformemos a realidade de maneira mais assertiva e colaborativa. Com ela, conseguimos entender a extensão do nosso poder como corrente do bem e, assim, vemos que o que trabalhamos faz total diferença no mundo. 

 

Ela permite que expliquemos todo nosso esforço e, assim, podemos atrair mais voluntários e investidores, ao mesmo tempo em que trabalhamos o ambiente interno do projeto, ao proporcionar alinhamento entre a equipe, estimulando mais proatividade e autonomia. 

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